Dit zijn de taken van de loonadministratie

Loonadministratie

Naast de basistaak van het vastleggen, boekhouden en boeken van lonen en salarissen, omvatten de overige taken van de salarisadministratie de volgende aspecten.

Salarisrekeningen en loonlijsten bijhouden

De loonadministratie moet voor elke individuele werknemer een loonadministratie bijhouden. De gegevens van de individuele loonrekeningen worden op hun beurt verzameld in loonlijsten voor een loontijdvak. De loonlijsten worden gebruikt om lonen en salarissen samen te stellen.

Naast de stamgegevens van de werknemer bevatten de individuele loonrekeningen ook hun fiscale kenmerken zoals de loonbelastingklasse en eventuele toeslagen. In aanvulling op

  • Informatie over de dag van uitbetaling van het loon
  • de periode van loondoorbetaling en
  • de individuele componenten van het salaris

Personeelsstamgegevens bijhouden

De personeelsstamgegevens van elke werknemer worden aangemaakt als een gegevensrecord voor de loonrekening en worden bijgehouden door de loonadministratie. Denk hierbij aan naam en voornaam, geboortedatum, adresgegevens. U kunt het Sofi nummer rechtstreeks bij de betreffende werknemer opvragen.

Voor elke nieuwkomer in het bedrijf moet een nieuwe salarisrekening worden geopend en de gegevens worden gerapporteerd aan de socialezekerheidsinstanties. U kunt alle verplichte gegevens verkrijgen uit de centrale databank van de Belastingdienst. Hiervoor moet het nieuwe teamlid via salarisadministratie bij deze database zijn aangemeld.

Aan- en uitschrijvingen uitvoeren en voldoen aan de wettelijke rapportageverplichtingen voor de salarisadministratie

De loonadministratie moet nieuwe medewerkers aanmelden bij indiensttreding en vertrekkende medewerkers afmelden. Deze aan- en uitschrijvingen zijn, net als andere meldingen tijdens het dienstverband, wettelijk verplicht. Dit zijn onder meer de rapportages voor de wettelijke

  • Werkloosheidsverzekering
  • Ziektekostenverzekering
  • Verpleegkundige zorgverzekering
  • Ongevallenverzekering
  • Pensioenverzekering

Tijdens het doorlopende dienstverband van werknemers moet de salarisadministratie de ingehouden belastingen en de solidariteitstoeslag online via ELSTER melden bij de Belastingdienst. Ook het rapporteren van de berekende premies van de werknemer voor de sociale verzekering en de eventuele doorbetaling van het doorbetaalde loon bij ziekte behoren tot de taken van de loonadministratie.

Zelf beheren of uitbesteden?

De salarisadministratie uitbesteden is niet verplicht. U mag het zelf doen, of een personeelslid hiervoor aannemen. Maar het blijft een grote hoeveelheid werk, die vaak beter gedaan kan worden door specialisten.

Dit zijn de taken van de loonadministratie
Schuiven naar boven